Những lưu ý khi xây dựng nội quy lao động

Nội quy lao động là văn bản do Công ty ban hành, quy định về các quy tắc xử sự mà người lao động có trách nhiệm bắt buộc phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động, quy định về các hành vi kỷ luật lao động, cách thức xử lý và trách nhiệm vật chất.

Trong phạm vi bài viết này, Talent Law Firm sẽ đưa ra những lưu ý khi xây dựng nội quy lao động cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

1. Nguyên tắc và trình tự thủ tục xây dựng nội quy lao động

Khi tham gia quan hệ lao động, bên cạnh việc tuân thủ quy định pháp luật lao động, người lao động có nghĩa vụ phải chấp hành nội quy lao động.

Theo quy định của Bộ luật Lao động, nội quy lao động được ban hành bởi người sử dụng lao động sau khi tham khảo ý kiến của công đoàn cơ sở (nếu có) để đảm bảo việc ban hành nội quy lao động đúng quy định pháp luật. Nội quy lao động được yêu cầu phải lập thành văn bản nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên. Sau khi ban hành, nội quy lao động phải được thông báo đến toàn bộ người lao động và phải được niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc. 

2. Nội dung của nội quy lao động  

Theo đó, mẫu nội quy lao động gồm các nội dung chủ yếu như sau: 

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Nội quy lao động quy định rõ thời gian làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc. Ngoài ra, quy định về làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương,…
• Trật tự tại nơi làm việc: Quy định về phạm vi làm việc, đi lại trong giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục, tuân thủ sự phân công, điều động của người sử dụng lao động. 
• An toàn, vệ sinh lao động: Nội dung lao động cần quy định rõ trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; phòng ngừa tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; tuân thủ quy trình, quy chuẩn tiêu chuẩn an toàn lao động; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc. 
• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc: Quy định trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc
• Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: Quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ và trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật. 
• Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động:  Đối với nội dung này, doanh nghiệp cần quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định. 
• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: Đây là nội dung quan trọng, là cơ sở pháp lý để xử lý kỷ luật khi người lao động có hành vi vi phạm. Do đó, cần được soạn thảo cẩn thận, phải cụ thể hóa từng loại hành vi vi phạm cũng như mức độ vi phạm tương ứng; các hình thức kỷ luật lao động thích ứng với với đặc điểm của từng hành vi vi phạm mà không trái với các quy định của pháp luật. 
• Trách nhiệm vật chất: Nội quy lao động cần quy định cụ thể hành vi chịu trách nhiệm vật chất, mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý trách nhiệm vật chất. 
• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: Nội quy lao động cần quy định cụ thể người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động hoặc người nào có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

3. Thủ tục đăng ký nội quy lao động

Đăng ký nội quy lao động bắt buộc là một thủ tục bắt buộc đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên khi ban hành nội quy lao động, là điều kiện để nội quy lao động có hiệu lực pháp luật.  

Theo đó, nội quy lao động phải được đăng ký với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định ban hành nội quy lao động. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm: 

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
• Nội quy lao động;
• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo các hình thức sau:

• Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
• Nộp hồ sơ trực tiếp đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
• Nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Trên đây là nội dung tư vấn của Talent Law Firm về hướng dẫn xây dựng nội quy lao động theo quy định của pháp luật hiện hành, trường hợp có bất cứ thắc mắc nào cần được giải đáp, vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật của Talent Law Firm thông qua số hotline 1900 8637 để được tư vấn và hỗ trợ.

Nội dung được kiểm duyệt bởi: Tập thể Luật sư của Talent Law Firm.